高效便捷的Word、Excel操作技巧

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高效便捷的Word、Excel操作技巧

Word篇

1.快速定位到上次编辑位置

打开word文件后,按下Shift+F5键你就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了。其实Shift+F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置。

2.快速取消自动编号

当Word为其自动加上编号时,你只要按下Ctrl+Z键回退操作,此时自动编号会消失,而且再次键入数字时,该功能就会被禁止了。

3. 快速转换英文字母大小写

在Word中编辑文档需要转换大小写时,只要把光标定位到句子或单词的字母中,然后同时按下“Shfit+F3”快捷键,此时如果原来的英文字母是小写的,就会先把句子或单词的第一个字母变为大写,再按一次快捷键,整个句子或单词的字母都变为大写了,再按一次就变回小写,每按一次快捷键字母的变化依此类推。

小提示:如果是Win10系统,“Shfit+F3”没反应的话,按“Shfit+F3+Fn”就可以啦

4.快速插入当前日期或时间

按Alt+Shift+D键来插入系统日期,按下Alt+Shift+T组合键则插入系统当前时间。(D代表date,T代表time,word中还有很多这样的小技巧,多尝试会有惊喜~)

5.快速多次使用格式刷

双击“格式刷”,然后就可以多次使用了。可以用于设置统一标题等。

6.快速粘贴出没有格式的文字

在word中右键粘贴,选择“只保留文本”,复制过来的就是干净纯洁的文字。当你在网络上发现可以运用的素材,可以采取这样的方式来保存。

7.文件找回、修改保存间隔

“文件”——“信息”中可以查看自动保存的文件。另外,通过“文件”——“选项”——“保存”可以设置自动保存间隔。建议修改为1分钟。

8.快速定位

其实关于word也有隐藏很深的定位功能呢,下面是操作的方法:

(1)打开查找-转到

(2)在定位界面输入你要去的界面

Excel篇

1.快速删除单元格信息

有一排数据,想快速删除这组数据,可以使用“填充删除法”。如图一所示,选中该列空白单元格,如图二所示将鼠标移至该单元格右下方,鼠标变成黑色十字后,向上拖动填充。整组数列填充空白完成,等于删除了整组数列。

2.小数变整数

选取数字区域,ctrl+h打开替换窗口,查找 .* ,替换留空 然后点全部替换即可。

3.如何在大量数据中筛选尾数为“X”的数据

例如筛选学号尾数为“2”的同学的信息:

筛选→数字筛选/文本筛选→等于/结尾→“2”

4.excel单元格内换行

快捷方式“Alt+Enter”就可以直接换行啦。

5.快速合并多行数据

通常情况下,在Excel中,不建议将多组数据写到一个单元格中,但是难免我们会碰到这样的需求:将多行数据快速汇总到同一个单元格中。

把列拉宽(宽到能够容下合并后的数据) - 选取数据 , 一次点击【开始】 - 【填充】 - 【两端对齐】。

6.快速提取字符串中的数字

同样是两端对齐的功能,不仅能实现数据的合并,还能定向提取。

如图所示,不使用函数或者快速填充功能,提取出A列单元格中的数字。

Step1:先将A列宽度设为小于一个字符,然后选定A列,点击【填充】→【两端对齐】。

由于A列宽度小于一个字符,这样的填充会对单元格内容进行重排,从而分离出A列的数字和汉字。

Step2:用定位功能删除非数字字符的单元格,即可提取出各单格中的数字。

这是一个灵活使用填充功能的典型案例,很多人怎么也想不到填充功能尽然能够拆分单元格中的数据,通过此列才豁然开朗。

7.快速关闭所有已打开Excel

如果我们打开了多个Excel文件,Excel为了保护文件不被误关闭,因此、设置的机制是点击右上角的关闭按键时,只能关闭当天活动的Excel文件。

如果打开的文件过多,需要同时关闭所有的Excel文件,我们有快捷方式。

按shift键不松,再点右上角关闭按钮,可以关键所有打开的Excel文件。

8.快速核对同行数据

经常会遇到需要核对数据的情况:比如需要核对两列数据的同行是否完全对的上。用肉眼去比对,就太麻烦了,当然稍微高级的做法是使用查询函数比如Vlookup进行查询匹配。

其实,只需要一个快捷键就可完成数据的核对。

选取两列后,按【Ctrl + \】,后面那个按键,在中文状态是顿号【、】那个按键,英文状态是斜杠【】键。

9.快速移动局部数据

就是按【Shift键】的同时鼠标拖动选中区域。

10.单元格内可视化——迷你图

一图抵千言,大家都知道这个道理,但是有时我们只是想在数据表中看一下数据之间的关系,如果都制作成Excel图表,没有这个必要。

此时,将其做成迷你图是一个不错的选择。

当然,除了折线图外,迷你图中还有柱形图和盈亏图可以选择,总能快速满足你的需求的。

11.快速设置求和公式

首先利用【Ctrl+G】定位空值 ,然后利用【Alt+=】一键设置求和公式。

版权声明:24k导航 发表于 2020-03-24 19:09:36。
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